L’embauche d’un salarié implique de nombreuses formalités obligatoires en 2025. De la DPAE au premier bulletin de paie, chaque étape doit être réalisée dans les délais légaux pour éviter les sanctions. Ce guide vous accompagne avec une checklist complète des démarches.
Dans ce guide complet, découvrez toutes les formalités d’embauche, les délais à respecter et les documents à préparer pour recruter en toute conformité.
#Checklist des formalités d’embauche
#Vue d’ensemble des étapes
| Étape | Délai | Obligatoire |
|---|---|---|
| DPAE | Avant embauche | Oui |
| Contrat de travail | Jour d’embauche | Oui (écrit) |
| Visite médicale | 3 mois max | Oui |
| Registre du personnel | Jour d’embauche | Oui |
| Affiliation mutuelle | 1er jour | Oui |
| Information salarié | 1er mois | Oui |
#Avant l’embauche
- Publier l’offre d’emploi (France Travail si CDI)
- Vérifier le droit au travail (titre de séjour si étranger)
- Préparer le contrat de travail
- Effectuer la DPAE
#Le jour de l’embauche
- Signer le contrat de travail
- Inscrire au registre du personnel
- Remettre les documents d’information
- Affilier à la mutuelle d’entreprise
#Dans le premier mois
- Organiser la visite médicale
- Établir le premier bulletin de paie
- Déclarer en DSN
#La DPAE : Déclaration Préalable à l’Embauche
#Qu’est-ce que la DPAE ?
La DPAE (ex-DUE) est une déclaration unique qui permet d’accomplir plusieurs formalités en une seule démarche auprès de l’URSSAF.
#Organismes informés
La DPAE informe automatiquement :
- L’URSSAF
- Pôle emploi / France Travail
- La médecine du travail
- La CPAM
#Délai et modalités
| Élément | Exigence |
|---|---|
| Délai | 8 jours avant l’embauche |
| Minimum | Avant la prise de poste |
| Mode | Dématérialisé (net-entreprises.fr) |
| Confirmation | Accusé de réception |
#Contenu de la DPAE
| Information | Détail |
|---|---|
| Employeur | SIRET, raison sociale |
| Salarié | NIR, nom, date naissance |
| Embauche | Date, heure, type contrat |
| Service santé | Code adhérent |
#Sanctions
L’absence de DPAE expose à :
- Amende administrative : 1 095 € par salarié
- Majoration : doublée en cas de récidive
- Travail dissimulé : si intentionnel
#Le contrat de travail
#Types de contrats
| Type | Caractéristiques |
|---|---|
| CDI | Durée indéterminée, pas de terme |
| CDD | Durée limitée, motif obligatoire |
| Intérim | Via agence, mission précise |
| Apprentissage | Formation en alternance |
#Mentions obligatoires
Tout contrat de travail doit mentionner :
Identification :
- Identité des parties
- Lieu de travail
- Date de début
Emploi :
- Qualification ou fonction
- Classification conventionnelle
- Durée du travail
Rémunération :
- Salaire de base
- Éléments variables
- Périodicité du paiement
Convention collective :
- Intitulé
- Lieu de consultation
Pour générer vos contrats de travail conformes, utilisez QuickPaie Express.
#Période d’essai
| Type de contrat | Durée initiale | Renouvellement |
|---|---|---|
| CDI Ouvrier/Employé | 2 mois | 2 mois |
| CDI Technicien/AM | 3 mois | 3 mois |
| CDI Cadre | 4 mois | 4 mois |
| CDD < 6 mois | 1 jour/semaine (max 2 sem.) | Non |
| CDD > 6 mois | 1 mois | Non |
#Registre unique du personnel
#Obligation
Tout employeur doit tenir un registre du personnel mentionnant :
| Information | Obligatoire |
|---|---|
| Nom et prénoms | Oui |
| Nationalité | Oui |
| Date de naissance | Oui |
| Sexe | Oui |
| Emploi | Oui |
| Qualification | Oui |
| Date d’entrée | Oui |
| Date de sortie | Le cas échéant |
| Type de contrat | Oui |
| Autorisation de travail | Si étranger |
#Format
Le registre peut être :
- Papier
- Informatique (avec garanties d’intégrité)
#Conservation
5 ans après le départ du dernier salarié inscrit.
#Visite d’information et de prévention
#Nouvelle dénomination
La visite médicale d’embauche est remplacée par la visite d’information et de prévention (VIP) depuis 2017.
#Délai
| Situation | Délai |
|---|---|
| Cas général | 3 mois après embauche |
| Travailleurs de nuit | Avant affectation |
| Jeunes < 18 ans | Avant affectation |
| Exposition à risques | Avant affectation |
#Contenu de la VIP
| Élément | Objectif |
|---|---|
| Interrogation santé | État de santé général |
| Information risques | Risques liés au poste |
| Sensibilisation | Prévention |
| Orientation | Vers médecin du travail si besoin |
#Suivi individuel renforcé
Certains salariés bénéficient d’un suivi renforcé :
- Exposition à l’amiante
- Travail en hauteur
- Risques chimiques (CMR)
- Rayonnements ionisants
#Affiliation aux organismes sociaux
#Mutuelle d’entreprise obligatoire
Depuis 2016, l’employeur doit proposer une complémentaire santé :
| Élément | Obligation |
|---|---|
| Participation employeur | 50% minimum |
| Garanties minimales | Panier ANI |
| Cas de dispense | Limités et documentés |
#Prévoyance
Selon la convention collective, une prévoyance peut être obligatoire pour :
- Les cadres (minimum 1,5% TA)
- Tous les salariés (selon CCN)
#Retraite complémentaire
L’affiliation est automatique via la DSN :
- AGIRC-ARRCO pour tous les salariés
- Cotisations prélevées dès le 1er bulletin
#Documents à remettre au salarié
#Documents obligatoires
| Document | Délai | Support |
|---|---|---|
| Copie DPAE ou AR | Embauche | Papier/mail |
| Contrat de travail | Embauche | Papier signé |
| Notice mutuelle | Embauche | Papier/mail |
| Règlement intérieur | Embauche | Affichage/remise |
| Convention collective | Information | Consultation |
#Informations obligatoires (Directive UE)
Depuis 2023, l’employeur doit informer le salarié sur :
| Information | Délai |
|---|---|
| Identité des parties | 7 jours |
| Lieu de travail | 7 jours |
| Fonction et classification | 7 jours |
| Date de début | 7 jours |
| Durée période d’essai | 7 jours |
| Rémunération | 7 jours |
| Durée du travail | 7 jours |
| Convention collective | 1 mois |
| Organismes sociaux | 1 mois |
#Cas particuliers
#Embauche d’un étranger
Pour un salarié étranger hors UE :
| Vérification | Modalité |
|---|---|
| Titre de séjour | Copie |
| Autorisation de travail | Vérification préfecture |
| Délai vérification | 48h avant embauche |
#Embauche d’un mineur
| Condition | Exigence |
|---|---|
| Âge minimum | 16 ans (14 ans vacances) |
| Autorisation parentale | Obligatoire < 18 ans |
| Travaux interdits | Liste réglementaire |
| Durée travail | Max 35h/semaine |
#Embauche d’un apprenti
| Formalité | Spécificité |
|---|---|
| Contrat | Formulaire CERFA |
| Enregistrement | OPCO sous 5 jours |
| Visite médicale | Avant embauche |
| Maître d’apprentissage | Désignation obligatoire |
#Déclarations sociales
#DSN d’embauche
Le premier bulletin de paie génère une DSN incluant :
| Bloc DSN | Contenu |
|---|---|
| S21.G00.30 | Identification salarié |
| S21.G00.40 | Contrat de travail |
| S21.G00.51 | Rémunérations |
#Affiliation automatique
La DSN déclenche automatiquement :
- Affiliation URSSAF
- Affiliation retraite complémentaire
- Information CPAM
Pour une DSN d’embauche conforme, utilisez QuickDSN.
#Coût d’une embauche
#Charges patronales
| Poste | Taux approximatif |
|---|---|
| URSSAF | ~30% |
| Retraite complémentaire | ~12% |
| Chômage | ~4% |
| Mutuelle (part employeur) | Variable |
| Total charges | ~45% du brut |
#Aides à l’embauche 2025
| Aide | Montant |
|---|---|
| Apprentissage | Jusqu’à 6 000 € |
| Contrat pro | Variable |
| Emploi franc | Jusqu’à 5 000 €/an |
| Aide premier emploi | Variable selon dispositif |
#FAQ : Embauche 2025
#La DPAE est-elle obligatoire pour tous ?
Oui, la DPAE est obligatoire pour toute embauche (CDI, CDD, intérim via l’agence), y compris pour les très petites entreprises et les particuliers employeurs (via CESU).
#Que faire si j’oublie la DPAE ?
Effectuez-la immédiatement, même après l’embauche. Le risque de sanction dépend de l’intention : oubli ponctuel vs travail dissimulé intentionnel.
#Le contrat de travail doit-il être écrit ?
Oui, le contrat CDI à temps complet doit être écrit (directive européenne). Le CDD et le temps partiel exigent obligatoirement un écrit sous peine de requalification.
#Quand faire la visite médicale ?
Dans les 3 mois suivant l’embauche pour le cas général. Avant la prise de poste pour les situations à risque (travail de nuit, exposition à des agents dangereux, etc.).
#Le salarié peut-il refuser la mutuelle ?
Oui, dans certains cas limitatifs : CDD court, déjà couvert par le conjoint, bénéficiaire CMU-C, temps partiel très réduit. La dispense doit être documentée.
#Checklist récapitulative
#Avant l’embauche
- DPAE effectuée (8 jours avant ou avant prise de poste)
- Contrat de travail préparé
- Vérification droit au travail (étranger)
- Visite médicale programmée (si risques)
#Jour J
- Contrat signé en 2 exemplaires
- Inscription registre du personnel
- Remise notice mutuelle
- Remise livret d’accueil / règlement intérieur
- Remise copie DPAE
#Premier mois
- Visite médicale réalisée
- Premier bulletin de paie
- DSN transmise
- Informations obligatoires remises
#Conclusion
L’embauche d’un salarié en 2025 nécessite de respecter un ensemble de formalités dans des délais précis. Les points clés à retenir :
- DPAE : avant l’embauche, obligatoire
- Contrat écrit : le jour de l’embauche
- Visite médicale : dans les 3 mois
- Registre du personnel : inscription immédiate
- Mutuelle : affiliation dès le 1er jour
Pour simplifier vos embauches et générer automatiquement tous les documents requis (contrat, DPAE, bulletins), utilisez QuickPaie Express qui vous guide étape par étape dans la conformité.
